Notice To Customers Relating To The Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”)
PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010
COLLECTION, RECORDING, STORAGE & RETENTION OF PERSONAL INFORMATION
Dear Valued Customer,
We are currently taking the necessary measures to ensure our Company’s compliance with the recently gazetted Personal Data Protection Act 2010 (hereinafter referred to as “PDPA 2010”), which has been passed by the Malaysian Government to regulate the processing of personal data in commercial transactions.
In accordance with PDPA 2010, the personal data (as defined in the PDPA 2010) may be used, among others, for the following purposes:-
- To conduct background and reference checks to verify the information provided to us;
- For security and fraud prevention purposes;
- For the purposes of compliance with the Companies Act 1965;
- For the purposes of compliance with good corporate governance;
- For the purposes of our company’s branding, communications and corporate affairs;
- For the processing of your payment transactions; and
- For statistical analysis.
(hereinafter collectively referred to as “the Purposes”)
Please be informed that your personal data may be disclosed, disseminated and/or transferred to companies within the TOSHIBA TEC MALAYSIA group of companies (including holding company, subsidiaries, associated, related and affiliated companies as well as their subsidiaries, associated and affiliated companies, both local and international), whether present or future (collectively referred to as “the Group”) for the purpose of fulfilling our obligation to you in respect of the Purposes and all such other purposes that are related to the Purposes and also in providing integrated services, maintaining and storing records.
To this end, we are committed in ensuring the confidentiality, protection, security and accuracy of your personal data made available to us. It is your obligation to ensure that all personal data submitted to and retained by us are accurate, not misleading, updated and complete in all aspects. For the avoidance of doubt, we and/or the Group and/or its employees or authorized officers or agents will not be responsible for any personal data submitted by you to us that is inaccurate, misleading, incomplete and not updated.
You may at any time after the submission of your personal information, obtain access to the same information by way of written request to Human Resources and Administration Department.
In accordance with our data retention policy, in the event any personal data is no longer required for the Purposes, the said personal data shall be destroyed and/or deleted from our records.
By providing your personal data to us, you hereby declare that you have read, understood and accepted the statement and terms herein.
In the event of inconsistency or conflict between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Personal Data Protection Notice to customer, the English version shall prevail.
You may contact us at PDPA2010Inquiries@toshibatec.com.my if you have any inquiry in relation to our Privacy Policy or your personal data and information.
Notis Kepada Pelanggan Berkenaan Dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”)
AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010
PENGUMPULAN, RAKAMAN, PENYIMPANAN DAN PENGEKALAN MAKLUMAT PERIBADI
Kepada Pelanggan Yang Dihargai,
Pihak Syarikat sedang mengambil langkah-langkah yang perlu untuk memastikan pematuhan dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, yang diwartakan baru-baru ini (selepas ini dirujuk sebagai “APDP 2010”), yang telah diluluskan oleh Kerajaan Malaysia untuk mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial .
Selaras dengan APDP 2010, data peribadi anda boleh digunakan, antara lain, untuk tujuan yang berikut: –
- Untuk tujuan menjalankan pengesahan atas latar belakang dan rujukan para pemohon;
- Untuk tujuan keselamatan dan pencegahan penipuan;
- Untuk tujuan pematuhan Akta Syarikat 1965;
- Untuk tujuan tadbir urus korporat yang baik;
- Untuk tujuan penjenamaan, komunikasi dan hal ehwal korporatsyarikat kami;
- Untuk tujuan memproses pembayaran gaji dan bayaran yang lain; dan
- Untuk tujuan analisis statistik.
(selepasini dirujuk secara kolektif sebagai “Tujuan tersebut”)
Maklumat peribadi anda akan dikumpulkan dari borang yang dilampirkan bersama-sama Notis ini. Jika anda gagal menyerahkan maklumat lengkap yang diperlukan kepada Pihak Syarikat, Pihak Syarikat tidak dapat memproses apaapa permohonan anda.
Adalah dimaklumkan bahawa data peribadi anda mungkin didedahkan, disebarkan dan/atau dipindahkan kepada syarikat-syarikat dalam Kumpulan Syarikat TOSHIBA TEC MALAYSIA (termasuk syarikat induk, anak syarikat, syarikat yang berkaitkan, dan syarikat gabungan dan juga anak-anak syarikat mereka, syarikat-syarikat bersekutu dan gabungan, tempatan dan antarabangsa), sama ada masa kini atau masa depan (secara kolektif dirujuk sebagai “Kumpulan Syarikat tersebut”) bagi tujuan memenuhi kewajipan Pihak Syarikat kepada anda yang berkenaan dengan Tujuan yang tersebut di atas, dan tujuan-tujuan lain yang berkaitan dengan Tujuan tersebut maksud dan juga dalam menyediakan perkhidmatan bersepadu, mengekalkan dan menyimpan rekod.
Untuk tujuan ini, Pihak Syarikat akan memastikan perlindungan, keselamatan dan ketepatan data peribadi anda yang diserahkan kepada Pihak Syarikat. Pihak Syarikat ingin menjelaskan bahawa ini adalah tanggungjawab anda untuk memastikan bahawa semua data peribadi yang diserahkan kepada dan disimpan oleh Pihak Syarikat adalah tepat, tidak mengelirukan, dikemaskini dan lengkap dalam semua aspek. Bagi mengelakkan keraguan, Pihak Syarikat dan/atau Kumpulan Syarikat dan/atau pekerjanya atau pegawai atau ejen yang diberi kuasa tidak akan bertanggungjawab bagi apa-apa data peribadi yang diserahkan kepada Pihak Syarikat yang tidak tepat, mengelirukan, dan tidak lengkap.
Anda boleh pada bila-bila masa selepas penyerahan maklumat peribadi anda, mendapatkan akses kepada maklumat yang sama melalui permintaan bertulis kepada Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran.
Selaras dengan dasar pengekalan data Pihak Syarikat, sekiranya mana-mana data peribadi tidak lagi diperlukan bagi Tujuan yang tersebut di atas, data peribadi tersebut hendaklah dimusnahkan dan/atau dipadam dari rekod syarikat. Dengan penyerahan data peribadi anda kepada Pihak Syarikat, anda mengisytiharkan bahawa anda telah membaca, memahami dan menerima kenyataan dan terma di dalam notis ini.
Sekiranya terdapat sebarang perbezaan atau konflik di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia di dalam Notis Perlindungan Data Peribadi Pelanggan ini, versi Bahasa Inggeris harus diterima. Anda boleh menghubungi Pihak Syarikat melalui PDPA2010Inquiries@toshibatec.com.my sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan berkenaan dengan Polisi Privasi Pihak Syarikat atau maklumat dan data peribadi anda.
